De aandacht van accountants voor vaktechniek is afhankelijk van een aantal zaken: 1) de stand van de economie, 2) de ontwikkelingen rondom wet- en regelgeving en 3) de omvang van het accountantskantoor/de accountantsorganisatie. Voor de ‘vaktechneuten’ zijn naast hard-skills ook soft-skills bijzonder van belang. Gezien de maatschappelijke ontwikkelingen zijn vaktechniek en kwaliteit onlosmakelijk met elkaar verbonden. Technologische ondersteuning speelt in het werkveld én binnen vaktechniek een belangrijke rol. Wij laten hieronder zien dat vaktechniek altijd en voor elke accountantsorganisatie cruciaal is, en dat ‘vaktechneut’ een boeiende rol is die vooroploopt in nieuwe ontwikkelingen.

Vaktechnische afdelingen hebben, evenals de kantoren en de accountants zelf, grote veranderingen doorgemaakt. Tijdens onze jaren in de praktijk hebben wij diverse bewegingen en ontwikkelingen gezien. Ten eerste zie je een relatie tussen de stand van de economie en vaktechniek. In perioden van economische neergang wordt minder geïnvesteerd in vaktechniek dan in perioden van economische bloei. Maar juist in die eerste situatie staat niet alleen het resultaat van de accountants onder druk, maar vooral ook dat van hun cliënten, waardoor vaktechnische aandacht des temeer gewenst en vereist is. Ten tweede noemen we de relatie tussen wet- en regelgeving en toezicht enerzijds en vaktechniek anderzijds. In het geval van toenemende wet- en regelgeving, alsmede een toenemend extern toezicht, zie je ook een toenemende aandacht voor vaktechniek. Tenslotte is er een relatie tussen de omvang en karakteristieken van het accountantskantoor en de rol van vaktechniek. Grote(re) en vooral internationaal georiënteerde kantoren kennen een formelere invulling van de vaktechnische functie dan kleine(re) vaak lokaal georiënteerde kantoren.

Maar wat houdt die vaktechnische functie nou eigenlijk in? Zijn er voorgeschreven regels? En zo ja, zijn deze schaalbaar? In de Nederlandse wet- en regelgeving wordt op diverse plaatsen gerefereerd aan vaktechnische functies, zowel in het domein van de (wettelijke) controles, alsook in de praktijk van de non-assurance, zoals in de samenstelpraktijk. Voorbeelden zijn: kwaliteitsbepaler, kwaliteitsmanager (beiden vanuit de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen), opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling, Head of Audit and Assurance (HAA) en Compliance officer (CO). Praktisch bezien, heeft de rol van de HAA voornamelijk betrekking op de voorkant van het (controle)proces, zijnde het uitvaardigen en verordineren van regels en ‘best practices’. De werkzaamheden van de CO zien vooral op het achteraf beoordelen of de (externe) accountant en zijn team hebben gedaan wat van ze verwacht mag worden, in het bijzonder wat verordineerd is door de HAA. Hoewel zowel de HAA, alsook de CO vaktechnische rollen betreffen, hebben veel kantoren daarnaast nog een vaktechnische afdeling die benaderd kan of dient te worden tijdens de uitvoering van de operationele werkzaamheden van de accountants. Vaak vindt er binnen de vaktechnische afdeling specialisatie plaats. Primair tussen controle en verslaggeving, maar ook daarbinnen. Hoe groter het kantoor, hoe meer specialisatie er vaak is.

Om de rol van vaktechniek robuust te houden en om mee te kunnen gaan in alle (genoemde) bewegingen, is het niet voldoende om alle betreffende wet- en regelgeving te beheersen. Hoewel dat een basisvoorwaarde is, zijn andere zaken ook uiterst belangrijk. Enerzijds is er een belangrijk evenwicht gewenst tussen vaktechnische diepgang en pragmatiek en anderzijds zijn de communicatieve vaardigheden erg belangrijk. Heel vaak moet je vaktechnische vragen ‘gisteren’ al beantwoord hebben en dan helpt het als je bepaalde (sociale) vaardigheden hebt. Ervan uitgaande dat de hard-skills, zijnde de materie-inhoudelijke kennis vaak wel aanwezig is, kunnen de soft-skills het verschil maken. Adequate soft-skills maken het onder andere gemakkelijker om een moeilijke en/of niet gewenste boodschap toch passend te kunnen brengen. Tevens – en dat is minstens zo belangrijk – kunnen soft-skills jouw toegankelijkheid verbeteren, waardoor collega’s minder een drempel voelen om bij jou als ‘vaktechneut’ aan te kloppen, ook voor een ‘gewoon’ vooroverleg. Soft-skills zijn overigens voor niemand overbodig, ook niet voor de collega’s uit het werkveld.

Naarmate kantoren en praktijken groter en complexer worden, neemt het belang toe van tijdige (compliance) checks. Of hierbij regeltechnisch gezien wordt doorgeschoten is een andere discussie, maar voorlopig zal de compliance-druk toenemen, ook gezien het aantal spraakmakende zaken van de afgelopen jaren. Idealiter worden deze compliance checks betrouwbaar, accuraat maar ook FTE-neutraal uitgevoerd. Om deze drie elementen te realiseren is informatietechnologie noodzakelijk. Waarbij aan de ene kant Robotic Process Automation (RPA) kan worden toegepast voor de eenvoudige herhaalbare taken. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld het vaststellen of de externe accountant een bepaalde dossiersectie tijdig heeft afgetekend (dus voordat iemand anders begonnen is met de daaropvolgende sectie). Een ander voorbeeld is het vaststellen of de dossiers binnen de gestelde 60 dagen zijn afgesloten. Aan de andere kant is een steeds hogere mate van data-analyse noodzakelijk, waarbij nu vooral nog steeds het beschrijvende niveau wordt gebruikt, zal de afdeling vaktechniek in de toekomst meer naar verkennen en voorspellen toe moeten. Op deze manier zal vaktechniek niet alleen maar een ‘bij-functie’ zijn, maar wordt het echt een sturende functie. Laten we hier eens naar een specifiek voorbeeld kijken.

Neem Amazon en Airbnb. Zij kennen niet slechts 5 à 6 verschillende klantprofielen, maar beschouwen elke individuele klant als een klantprofiel. Naarmate ze steeds vaker te maken krijgen met deze klant verzamelen ze data zodat ze weten wat sterke en zwakke punten van die klant zijn, met als uiteindelijk doel een directe benadering en betere verkoop. Daarnaast gaan ze op zoek naar ‘most-common customer’ om in groepen van te leren. Hiervoor wordt een techniek toegepast die ‘reinforcement learning’ heet. Wat zou reinforcement learning kunnen betekenen voor onze vaktechnische functies? Het is natuurlijk zo dat voor elke klant al een ‘individueel’ controleproces wordt gemaakt, maar dit is vaak nog steeds gebaseerd op lijsten, templates en protocollen die uit gemiddelden voortkomen. Wat als er voor elke controle nu wordt genoteerd wat er goed is gegaan, wat er slecht is gegaan, waarbij alle individuele elementen (eventueel op meta-niveau) worden geregistreerd? Dan kan zowel het primaire controleproces geholpen worden met het feit dat het algoritme leert, maar ook vaktechniek leert na elke controle hoe het proces effectiever, efficiënter en vooral betrouwbaarder gemaakt kan worden.

Behalve ter ondersteuning en gedeeltelijk ter vervanging van omvangrijke compliance checks, zijn technologische ontwikkelingen, waaronder de toepassing van bijvoorbeeld data-analyse, ook van groot belang bij de ontwikkeling van nieuwe controletechnieken. Innovatie en vaktechniek gaan dus hand in hand. Hoe dan ook dient vaktechniek altijd kwaliteitsverbetering voor ogen te hebben. Omdat vaktechnische rollen van belang zijn voor het controleproces van de gehele organisatie zijn het de vaktechneuten die voorop dienen te lopen en dienen te experimenteren met data-analyse en RPA. De vaktechnische rollen binnen de tegenwoordige accountantskantoren zijn innovatief, actueel, gericht op kwaliteit en geenszins saai. Waar er vroeger nog wel eens fijntjes op werd gewezen dat vaktechniek geld kost, onderschrijven besturen van accountantsorganisaties tegenwoordig absoluut het belang ervan. Het is een uiterst cruciale en uitdagende functie.

Eric J.H.J. Mantelaers RA AA CISA C|CISO (1966), hoofd Bureau Vaktechniek en audit partner RSM Nederland Accountants N.V., docent accountantsopleiding Maastricht University, lid van het lectoraat van Zuyd Hogeschool ‘Future-Proof Financial’ en PhD fellow Open Universiteit.

Dr. Ir. Martijn M. Zoet (1983), is als lector verbonden aan het lectoraat van Zuyd Hogeschool ‘Future-Proof Financial’. Tevens is hij als Managing Partner verbonden aan EDM-Competence Centre.

De auteurs hebben dit artikel geschreven op persoonlijke titel.